Haga más haciendo un seguimiento de su tiempo

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La cantidad de estrategias de productividad que existen son innumerables. Todos los días, se publican en línea decenas y quizás cientos de artículos sobre cómo hacer más, tanto en el trabajo como en la vida en general. Puede ser francamente abrumador. Si tuviera que dedicar el tiempo a leer todos esos artículos y libros nuevos, no tendría tiempo para hacer lo que es realmente valioso e importante. Entonces, si se siente abrumado, como si no tuviera suficiente tiempo o como si debería hacer más cosas, ¿cuál es el mejor lugar para comenzar?

Bueno, ¿por qué no en la fundación?


Para saber cómo ser más productivo, primero necesita saber exactamente cómo está gastando sus minutos y horas del día. Dices que necesitas hacer más cosas o que no tienes tiempo suficiente para todo, pero cuando realizas un seguimiento de tu tiempo, te das cuenta de que pasas 60 minutos al día en Facebook. A partir de ahí, el remedio parece bastante obvio.

Realicé este experimento de seguimiento del tiempo y, después de un mes de hacerlo, creo sinceramente que mi nivel de productividad aumentará permanentemente. Se ha encendido una bombilla sobre cómo paso mi tiempo y qué hacer para aprovecharlo mejor.


Si se encuentra en un entorno muy estructurado en el que su día lo dictan en gran parte las citas, por ejemplo, como médico o abogado, esta actividad puede no ser muy útil para sus horas de trabajo. Pero si siente que sus noches y fines de semana se deslizan continuamente en una neblina de Netflix y la navegación web, y no son tan edificantes, entretenidos y / o enriquecedores como le gustaría, puede aplicar los mismos principios de administración del tiempo a aprovechando al máximo su tiempo libre.



Para tomar el control de sus horas en lugar de ser controlado por ellas y sentirse perdido al final del día, lleve un registro de su tiempo. A continuación, lo guío a través de los beneficios y las herramientas específicas que puede utilizar para realizar este experimento y comenzar a aprovechar más la vida.


¿Quiere controlar el tiempo? Trátelo como comida

Una de las razones por las que la administración del tiempo es tan difícil es que el tiempo en sí mismo es tan nebuloso. No puedes verlo; es abstracto; ¡incluso los científicos todavía están tratando de descubrir su naturaleza!

Para conocer mejor el tiempo, recomiendo pensarlo como algo más concreto: la comida. La propensión a distraerse es como un ansia de comida chatarra. La falta de productividad es como llevar kilos de más alrededor de la cintura. ¿Y la solución? Seguimiento del tiempo, es decir, llevar un diario de alimentos.


Múltiples estudios a lo largo de los años han confirmado que llevar un diario de alimentos a lo largo de varias semanas o incluso meses es una de las formas más seguras de perder peso. De hecho, el estudio original de 2008 mostró que quienes llevaban un registro, ya sea en papel o digital o incluso fotográfico, de lo que comían en el transcurso de un día entero perdían dos veces tanto peso como los que no lo hicieron.

¿Por qué el seguimiento de alimentos es tan eficaz?


En primer lugar, la simple conciencia de lo que se come puede sorprender a quienes tienen sobrepeso. Comer bocadillos sin sentido o pedir postres regularmente no parece sumar mucho ... hasta que documente cada bocado de comida que cruza sus labios.

También existe una responsabilidad intrínseca que viene con el diario de alimentos. Cuando te tragas un Whopper en el viaje a casa y descartas la evidencia antes de entrar por la puerta, el acto desaparece efectivamente de tu conciencia. Sin embargo, una vez que escribes ese Whopper, se vuelve real. Ocurrió. Tienes que confesarlo internamente.


La conciencia y un sano sentido de la vergüenza y la responsabilidad se suman al hecho de que los que llevan un diario de alimentos pierden peso de manera mucho más efectiva que los que no lo hacen.

Los mismos beneficios y razonamientos se aplican exactamente para llevar un registro de cómo uno pasa sus horas y minutos. Entonces, si desea comenzar a ver sus abdominales de productividad, comience a controlar su tiempo.

¿Quiere hacer más cosas? Los beneficios de controlar su tiempo

El seguimiento de su tiempo no es un método muy atractivo para aumentar su productividad. En lugar de una aplicación nueva y brillante (o un teléfono inteligente nuevo y brillante), requiere el seguimiento meticuloso de sus minutos y horas a lo largo del día durante un par de semanas o incluso meses. También es, irónicamente, una tarea que requiere mucho tiempo; pero esta inversión inicial cosechará dividendos durante los próximos años y décadas.

Primero veamos algunos beneficios específicos que tiene el seguimiento de su tiempo en la productividad, y luego veamos las mejores formas de hacerlo.

1. Sienta las bases para otras metodologías de productividad

“Sin darse cuenta de cómo gasta su tiempo actualmente, es difícil reflexionar sobre si está actuando de manera que coincida con sus valores y tareas de mayor impacto. Llevar un registro de tiempo es una excelente manera de encontrar su punto de partida, su nivel base '. –Chris Bailey, El proyecto de productividad

No se sumergiría en un programa de entrenamiento de fuerza sin antes establecer líneas de base para lo que puede levantar. Lo mismo debería ser cierto para cuando intentas establecer nuevas rutinas para hacer más cosas. Si no tiene una imagen precisa de cómo se está gastando su tiempo y qué está haciendo con ese tiempo, ¿cómo puede establecer metas realistas y plazos para lograrlas?

Para usar un ejemplo anterior, si no se da cuenta de que pasa 60 minutos al día en Facebook, ¿cómo puede saber que necesita tomar medidas para aliviar su consumo de redes sociales? Si no está rastreando sus horas, es posible que ni siquiera entre en su conciencia, y tal vez simplemente esté pensando que necesita un nuevo sistema de lista de tareas pendientes. En realidad, necesitas bloquear Facebook.

Registrar su tiempo le permite concentrarse en establecer métodos de productividad que realmente se apliquen a su vida real en lugar de lo que cree que debe hacer.

Desde el seguimiento de mi tiempo, por ejemplo, me he dado cuenta de que si mi día no está bien planificado con al menos 3 tareas importantes que debo completar, termino perdiendo más tiempo porque simplemente estoy flotando tratando de averiguo lo que hay que hacer, e inevitablemente trato de realizar múltiples tareas. Sin embargo, cuando planifico con anticipación, especialmente cuando es el día anterior, puedo lanzarme a la mañana con toda la energía y no perder el tiempo simplemente tratando de averiguar qué hay en mi agenda. Sin registrar mi tiempo, no estoy seguro de haberme dado cuenta de que los primeros 20-30 minutos de mi día fueron en gran medida ineficaces debido a que no tenía un plan concreto.

2. Te darás cuenta de que has estado sobrestimando el tiempo que tardan ciertas cosas ...

Parece que todos estos días sienten que están constantemente ocupados.

Pero, ¿y si su actividad fuera más un problema de percepción que de realidad?

Una de las razones principales por las que puede pensar que no tiene suficiente tiempo para todo es que probablemente no calcule cuánto tiempo realmente toman ciertas tareas y cuánto tiempo realmente dedica a ellas. Autor Laura Vanderkam escribe sobre este fenómeno:

“Somos propensos a sobrestimar o subestimar las cosas basadas en percepciones socialmente deseables o emociones actuales. Por ejemplo, pocos de nosotros amamos los aspectos rutinarios de las tareas del hogar o la administración del hogar. Vaciar el lavaplatos o pagar las facturas no lleva mucho tiempo, pero sentimos que siempre estamos haciendo estas tareas. Entonces, si alguien nos pregunta cuánto tiempo dedicamos a esas cosas, sobrestimamos (en algo del orden del 100 por ciento tanto para hombres como para mujeres) en comparación con las cifras reales registradas en los diarios de tiempo '.

Cuando se trata de la parte de sobreestimación de la ecuación, el efecto negativo es que te sientes más ocupado de lo que realmente estás. Cuando observa su horario, aumenta el tiempo que tomarán ciertas tareas, se siente abrumado artificialmente y se desanima de intentar trabajar en ciertos objetivos o comenzar un pasatiempo en particular. Además, incluso puede dedicar más tiempo a una actividad del que realmente necesita, para que su duración coincida con su estimación preconcebida; el trabajo ocupa el tiempo, como dicen.

Hace unos meses, podría haber dicho que mis tareas de mantenimiento diarias y semanales para el trabajo (las pequeñas cosas que no requieren mucho tiempo o esfuerzo, o que agregan mucho valor al resultado final, pero deben hacerse) me llevan 1 -2 horas al día. Sin embargo, cuando comencé a controlar mi tiempo, me di cuenta de que esas cosas realmente solo me llevaban alrededor de una hora por día, y algunas veces incluso menos que eso (¡hasta 30 minutos, ocasionalmente!). Comencé a perder el tiempo para ocupar el tiempo que había estimado previamente que tomarían estas tareas y descubrí que tenía más tiempo del que pensaba, lo que me motivó a crear una agenda diaria más ambiciosa.

No todas las tareas solo sensación lleva mucho tiempo, por supuesto; algunos realmente lo son, y de hecho, es posible que no tenga suficiente tiempo para hacer todas las cosas que le gustaría. Pero es muy probable que después de hacer un seguimiento de su tiempo durante un par de semanas, encuentre algunas tareas que requieran menos de lo que pensaba, que haya dejado algunas horas buenas sobre la mesa y que pueda incluir más cosas en ellas. su horario de lo que se había dado cuenta.

3.… y subestimar el tiempo que invierte en otras cosas

Todos tenemos las mismas 168 horas en el transcurso de una semana. ¿Cómo es que algunas personas parecen hacer más cosas que otras? ¿Encuentran más minutos en el día, que son secretados y solo accesibles para los hiperproductivos? ¡Por supuesto no!

Simplemente hacen un mejor uso de la reserva de tiempo dorado que todos obtenemos cada día.

Así como a menudo sobrestimamos cuánto tardan las cosas, también subestimamos cuánto tiempo dedicamos a determinadas actividades.

Nuestra tendencia a inflar la cantidad de tiempo que requieren cosas como las tareas domésticas proviene del hecho de que dichas tareas son más onerosas de realizar y, por lo tanto, más destacadas. Por el contrario, las tareas que requieren poca carga cognitiva, que son de naturaleza más pasiva, tienden a pasar desapercibidas.

Así como los diarios de alimentos no necesariamente saben todo lo que comen, la mayoría de las personas, por ejemplo, no cuentan las horas que miran las pantallas. Es posible que piensen que solo ven una hora de televisión al día, pero cuando realmente lo siguen, resultan ser tres. Piensan que solo revisan su teléfono unos minutos unas cuantas veces al día, pero cuando suman todos esos pequeños 'atisbos', se dan cuenta de que han pasado una hora entera enviando mensajes de texto y desplazándose por Instagram.

Hay actividades pasivas y derrochadoras en las que participamos a lo largo del día que podrían reducirse y recuperarse para mejores propósitos. Sin embargo, no puede saber cuáles son, a menos que se realice un seguimiento activo.

4. Te hace responsable de inmediato

Al igual que con llevar un diario de alimentos, registrar su tiempo lo mantiene responsable inmediatamente al tiempo perdido. Cuando te entretienes en línea durante una hora y luego vuelves al modo de trabajo, es muy posible que nadie lo haya notado excepto tú, y efectivamente desapareció en el éter (llamémosle a este fenómeno un 'Time Whopper'). Todo lo que tienes es tu culpa, hasta que te olvidas de ella y luego pierdes otra hora o dos mañana.

Sin embargo, cuando se realiza el seguimiento del tiempo, debe anotar esa hora de navegación web desperdiciada. Lo ve registrado y hay un tipo diferente de reacción. Ya sea escribiendo o escribiendo en un dispositivo, '12 p. M. - 1 p. M .: navegar por la web' proporciona una punzada de convicción saludable más grande que simplemente pensar: 'Vaya, ya está otra hora'. Tienes que mirar ese tiempo perdido directamente a la cara y reconocerlo.

En mi propia experiencia con el seguimiento del tiempo, este fue un motivador mucho mayor de lo que esperaba, y sospecho que usted encontrará lo mismo. Al final del día, querrá ver un registro lleno de actividades productivas, incluso si productivo significa leer o jugar con los niños. Cuando pierda tiempo y lo registre, se sentirá inspirado al día siguiente para tener una pizarra limpia y no perder horas en su hoja de tiempo.

5. Le permite poner más carga en el arco

A veces, cuando registra su jornada laboral durante un período de tiempo, se da cuenta de que en realidad no tiene lo suficiente para hacer. Está perdiendo el tiempo porque tiene la capacidad de hacerlo sin detrimento real de su trabajo.

Si está haciendo un seguimiento de su tiempo y llega a la conclusión de que puede hacer todo su trabajo con mucho tiempo de sobra, pero en realidad siente que es improductivo o que podría asumir más, puede decide poner un poco más de carga en el arco. Si trabaja por cuenta propia o en gran medida autodirigido, esto es fácil. Llame a algunos clientes potenciales, escriba más publicaciones en el blog, haga llamadas telefónicas a los proveedores para negociar sus precios. Si no trabaja por cuenta propia, pregúntele a su supervisor si hay algún proyecto en el que pueda trabajar; está prácticamente garantizado que no lo rechazarán.

6. Lo obliga a realizar una sola tarea en lugar de realizar varias tareas

Es bien sabido que la multitarea es terrible para su productividad. De todos modos, toda la idea es un mito; en realidad, no está haciendo varias cosas a la vez, simplemente está recorriendo muy rápidamente diferentes actividades. Su cerebro no está diseñado para abordar el trabajo como un pulpo, por lo que las cosas inevitablemente se pasan por alto o no se hacen tan bien como podrían haberse hecho.

Cuando realiza un seguimiento del tiempo, es consciente de que se registra cada incremento, ya sea de 15 minutos o de una hora. Esto significa, al menos en mi experiencia, que le das a cada tarea su tiempo debido por el simple hecho de que quieres poder registrarla con precisión. Si dedica solo unos minutos a una variedad de tareas, su registro será un desastre. Pero hay un cierto orgullo al poder marcar una o dos horas completas en un solo artículo importante.

Con el tiempo, se dará cuenta de que ha aumentado su capacidad de concentración y no se verá tentado a realizar múltiples tareas e intercalar su importante trabajo con tareas de mantenimiento sin sentido. Más bien, aprenderá a reservar 30 o 60 minutos por día para estas simples tareas pendientes y sacarlas todas del camino de una sola vez.

Cómo realizar un seguimiento de su tiempo de forma precisa y eficaz

Ahora que hemos descubierto los beneficios del seguimiento del tiempo, entremos en el meollo de la cuestión sobre cómo hacerlo realmente para aprovecharlo al máximo. Comenzaremos con algunos principios generales y luego analizaremos algunas herramientas útiles que puede usar.

Hay tres claves generales para aprovechar al máximo el seguimiento del tiempo:

  • Honestidad. Si no es honesto acerca de cómo se gasta su tiempo, ¿cuál es el punto? Usted es el único que ve su registro de tiempo (a menos que elija lo contrario), por lo que solo se está acortando si miente.
  • Consistencia. En estudios sobre diarios de alimentos, se encontró que aquellos que no lograron perder peso fracasaron porque dejaron de llevar un diario después de unos pocos días. Para obtener una imagen real de cómo se gastan sus horas de manera constante, necesita al menos dos semanas de seguimiento del tiempo. Y deben ser semanas 'normales', no durante las vacaciones o antes de las vacaciones ni nada por el estilo. Elija un intervalo de tiempo lo más típico posible.
  • Meticulosidad. Este fue el otro elemento que impidió que los diarios de alimentos reconocieran sus objetivos. Para que el seguimiento del tiempo sea efectivo, realmente necesita ser detallado al respecto. No pienses en horas, sino en minutos. Durante los primeros días de seguimiento, detallé mi día hasta el minuto desde que me desperté hasta que me fui a la cama. Luego, durante los siguientes días, trabajé en incrementos de cinco minutos. Y finalmente, durante el resto de las dos semanas, realicé un seguimiento en incrementos de quince minutos. Sí, lleva algo de tiempo, pero solo son dos semanas. Puedes hacerlo.

Más allá de estas tres claves, existen dos marcos básicos para el seguimiento del tiempo:

  • Por hora del día. Cuando realice un seguimiento por hora del día, anotará su actividad durante un período de tiempo determinado, por ejemplo, de 9 a 9:15 a. M. Establezca un temporizador para cada 15 minutos (al principio, al menos; puede ser más largo a medida que lo haya hecho) y tómese un segundo rápido para anotar lo que ha estado haciendo.
  • Por tarea. Con este método, podrá realizar su día y sus actividades con normalidad, y simplemente anote a qué hora cambia de tarea y comienza algo nuevo.

Pruebe ambos y vea qué funciona para usted. Durante mis primeros días de seguimiento del tiempo, lo hice por tarea. Escribiría, al minuto, cuando comencé y dejé de hacer algo y pasé a una nueva actividad. Esto me ayudó a descubrir cuánto tiempo llevaban las cosas y cómo se estructuraba mi día de forma natural.

Después de eso, entré en el seguimiento por incrementos de tiempo, que es más útil para fines de planificación, para comprender qué horas del día es más probable que pierda el tiempo, cómo estructurar sus descansos, etc. Otro beneficio es que cuando tiene un temporizador para recordarle que anote lo que ha estado haciendo, lo reenfoca si se ha desviado.

También me gustó agregar algo de contexto a mis notas de seguimiento del tiempo. Si estaba 'leyendo', anotaba qué libro o revista. A veces noté el clima o un podcast que estaba escuchando mientras 'Manejaba'. Para 'Hacer café', marcaría qué tueste estaba usando y qué método: 'Jamaica, tueste oscuro, prensa francesa'. 'Jugar con Graham' (nuestro niño pequeño) fue más detallado que 'jugar a la pelota en la casa con un poco de baloncesto'. De esta manera, se convirtió casi en un diario además de solo en un rastreador de tiempo. Eso no es necesario, pero puede ser agradable recordarlo.

Después de dos semanas de seguimiento meticuloso, casi se volverá habitual. Lo hizo para mí al menos. Aunque no estoy rastreando tan cuidadosamente ahora, con frecuencia verifico el tiempo (durante las horas de trabajo, al menos) y me aseguro mentalmente de que lo estoy aprovechando al máximo. Si siento que me estoy bajando, anotaré en mi cuaderno de bolsillo lo que estoy haciendo y durante cuánto tiempo, y rápidamente volveré a encarrilarme.

Incluso si no continúa rastreando nada después de que termine su experimento de dos semanas, aún debe realizar una auditoría de tiempo aproximadamente una vez al año, solo para ver cómo han cambiado las cosas y mantenerse en el camino (o para volver alinear si las cosas salieron mal). Y, por supuesto, siempre puede hacer un inventario si siente que puede exprimir un poco más sus días (o, por el contrario, si siente que no tiene suficiente tiempo).

Herramientas digitales

Hay una serie de herramientas digitales en el mercado para ayudar a las personas a realizar un seguimiento automático de su tiempo, siguiendo las pulsaciones de teclas y las aplicaciones / pestañas abiertas para ver lo que ha estado haciendo. En general, mi propia conclusión ha sido que, si bien las herramientas digitales pueden ser útiles, no se debe confiar en ellas durante la totalidad del seguimiento del tiempo. Incluso si está en una computadora todo el día, un simple registro de los sitios web y las aplicaciones que utilizó puede no ser del todo útil. Claro, estuviste en Facebook durante una hora, pero si estás en marketing, una buena parte de eso (o incluso todo) podría haber sido por motivos laborales. Solo usted puede saber lo que estaba haciendo en un sitio web o aplicación en particular; las aplicaciones digitales no pueden hacer eso por usted.

Dicho esto, pueden ser complementos útiles de lo que está haciendo y ayudar a refrescar su memoria en caso de que olvide registrar algo en el transcurso de un par de horas.

RescueTime es el líder en el espacio. Es un programa que descargas y que funciona en segundo plano en tu computadora para rastrear cuánto tiempo pasas en varios sitios web y aplicaciones conectadas a la web. Funciona en varios sistemas operativos e incluso en teléfonos Android. También ofrece todo tipo de informes sobre cómo se gasta su tiempo, incluso yendo tan lejos como para realizar un seguimiento de su eficiencia y crecimiento de productividad si ingresa objetivos preestablecidos (como 'dedicar una hora menos al correo electrónico al día') .

Toggl es un temporizador de aplicación web básico. Si bien está destinado principalmente a autónomos o personas que necesitan realizar un seguimiento del tiempo del cliente, sus sólidas funciones de etiquetado y categorización lo han hecho popular para el establecimiento de objetivos de todo tipo, desde la aptitud física hasta la productividad general. Los prácticos cuadros y gráficos también hacen que su productividad sea visual, lo cual es útil.

ATracker solo está disponible en iOS, pero es una aplicación útil para controlar fácilmente su tiempo. Simplemente agregue tareas comunes (o pérdidas de tiempo), haga clic en él para marcar que lo está haciendo en ese momento, luego, cuando haga clic en la siguiente tarea o actividad, la anterior se detiene y registra automáticamente. Por lo tanto, realiza un seguimiento manual de su tiempo, pero lo hace con una interfaz digital.

Evernote, como ATracker anterior, es una especie de combinación entre digital y analógico. Estás usando un dispositivo, pero solo para registrar tu tiempo en lugar de rastrearlo o graficarlo. Usa Evernote como lo harías con una hoja de papel; cree un nuevo cuaderno para sus registros de tiempo y anote cómo se han gastado sus horas.

Herramientas analógicas

El bolígrafo y el papel pasados ​​de moda funcionaron mejor para mí. No utilicé ninguna herramienta digital en absoluto, porque sabía que probablemente terminaría siendo una distracción en sí misma ('¡Cuadros y gráficos de mi productividad! ¡Qué productivo!').

Hoja de tiempo de 168 horas. Esta práctica plantilla de hoja de tiempo fue creada por la autora Laura Vanderkam. Simplemente escriba lo que está haciendo en incrementos de 15 minutos a lo largo de las 168 horas completas en una semana. Mantenga esta hoja a mano en su escritorio, la encimera de la cocina, la mesa de noche. Después de un par de semanas, tendrá una idea bastante clara de sus mayores pérdidas de tiempo, así como de cuánto tiempo Realmente tomar versus lo que crees que hacen.

Cuaderno de bolsillo. El cuaderno de bolsillo es un clásico por una razón. Cabe en su bolsillo trasero, por lo que siempre que cambie de tarea o actividad, anótelo con notas explicativas si es necesario. Por ejemplo, si estaba leyendo un artículo web para trabajar, márquelo como tal en lugar de simplemente 'lectura en línea'. Revíselo al final del día y vea si está contento con la forma en que pasó su tiempo. Si eres como yo, notarás casi de inmediato lo que salió mal, lo que te distrajo y te hizo perder el tiempo, y sentirás una gran cantidad de vergüenza para remediar la situación. Responsabilidad inmediata FTW!

Cuando pueda mirar hacia atrás en su hoja de tiempo y ver un día completo y productivo, sentirá un inmenso orgullo y que realmente se ganó la relajación y el sueño. El seguimiento del tiempo no solo cambió la forma en que pasé mis minutos y horas, sino también cómo veo mi vida y mi tiempo aquí en la Tierra en general. Asegúrese de dedicar tiempo a las cosas que realmente importan.

Controle su tiempo, cambie su vida. Tome 2017 por los cuernos.

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Fuentes

El proyecto de productividad por Chris Bailey

168 horas por Laura Vanderkam